Embudo de ventas (Sales funnel):seguimiento de la accion comercial

Todos los que nos dedicamos a la venta conocemos la tecnica del embudo de ventas, por mi experiencia profesional, en el ambito de la pyme es mas desconocida, para buscar una organización y eficacia en la accion comercial, sugiero aplicar esta sencilla tecnica de un modo rudimentario, partiendo de una definicion correcta del publico objetivo de mi producto y servicio (algo fundamental que parte en si del modelo de negocio de cada empresa y de como ha segmentado su mercado),el embudo y sus fases se pueden desglosar tanto como queramos, en realidad solo hay 4 fases fundamentales:
1. Fase de Prospeccion: fase de investigación, localización, acercamiento y primer contacto con mi cliente potencial.
2.Fase de Cualificación: la masa potencial comercial que supone la fase posterior, es pasada por el filtro de la cualificación, es decir, podemos observar que el cliente "captado" no es mi cliente adecuado por motivos variados: razones financieras (plazos de pago no adecuados para mi negocio, cliente con dificultades de cobro etc), exigencia en nivel de servicio o estandares de calidad elevados (comun en grandes clientes) etc, una vez pasado el filtro, y si existe interes por parte del cliente, pasamos a la siguiente fase de Oferta, puede ser que no exista interes en el momento de la captación y pasamos esta referencia a una lista "Stand-by" , para una posterior toma de contacto.
3. Fase de Stand-by:  controlando por fechas de captación, una referencia no debería estar mas de 6 meses en este listado, pero todo depende del tipo de producto o servicio y su ciclo de ventas,una referencia puede salir de aqui para continuar el embudo de ventas o finalmente quedar descartada.
4.Fase de Oferta: es la fase donde preparamos la oferta y la presentamos al cliente, es el momento de buscar la ultima fase el Cierre, tanto para cerrar el pedido como para una perdida de el, en este caso es posible que por diferentes circunstancias, el cliente en ese momento no vaya a tomar una decisión y debería esta referencia pasar al listado "Stand-by", pero es bastante raro este hecho y deberiamos haber aplicado bien la fase anterior, para evitar un trabajo en la preparación de la oferta, una inversión de tiempo y dinero que no nos podemos permitir.
5. Fase de Cierre: fase clave, en esta fase hemos debido saber superar todas las dudas e inconvenientes que hayan planteado nuestro cliente y estamos en disposición de cerrar la venta o de perderla finalmente (un buen ejercicio comercial es analizar las causas de una oferta perdida).

Como podeis observar en el ambito de la pyme, se maneja el control solo desde la fase de oferta en general, y nada se sabe de las fases anteriores y del trabajo que el departamento comercial realiza en el universo de las oportunidades, ¿como podeis aplicar esto en vuestra empresa?, es facil, hoy en dia las medianas y grandes empresas poseen un sistema CRM, en su base reside esta filosofia, vosotros podeis hacerlo de manera mas rudimentaria via excel, cada responsable comercial a partir de ahora debe clasificar su cartera en funcion de las fases del embudo, y recojer todo este trabajo en un simple archivo,cuyos campos de excel pueden ser:
- Fecha de entrada o captacion
- Nombre de cliente
- Tipo de cliente: opcional, matriz ABC (en otro blog hablaremos de esta clasificacion)
- Descripcion del proyecto
- Seguimiento: aqui incluimos la fase del embudo de ventas donde esta la accion comercial

Puede haber mas campos, pero sugiero un archivo simple, lo importante es supervisar que el responsable comercial trabaja desde el universo de las oportunidades hasta el cierre de ellas, no que ocupe gran parte de sus tiempo rellenando un archivo,lo que actualmente hace de una manera natural debe quedar recogido y revisado semanalmente en un archivo, no será logico ver ofertas que aparezcan de manera expontanea que no hayan tenido un  recorrido en nuestro embudo de ventas o ver mas referencias en el listado de Ofertas que en el listado de Prospección o Cualificacion, despues de un tiempo aplicando esta tecnica, lo logico será tener una masa critica importante en el universo de oportunidades, que nos permitira saber según el ciclo de ventas, que cantidad de pedidos potenciales podremos cerrar en un periodo determinado.